So funktioniert die Stepke Akademie

Datenschutzhinweise der Stepke Akademie für Online-Veranstaltungen mit Zoom sowie Microsoft Teams der Step Kids Education GmbH.

Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom, Microsoft Teams sowie Office 365-Diensten.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Tools Zoom und Microsoft Teams (nachfolgende: Teams) sowie weitere Office 365 Cloud-Dienste, um Online-Meetings und Online-Seminare (nachfolgend: Online-Veranstaltungen) durchzuführen.

Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Teams sowie Office 365 ist ein Service der Microsoft Corp, ebenfalls mit Sitz in den USA.

Die Datenschutzhinweise von Microsoft Office 365, können Sie unter folgenden Link nachlesen: https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/

Die ZOOM Legal Policys können Sie unter folgenden Link nachlesen: www.zoom.us/legal

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Veranstaltung steht, ist die Step Kids Education GmbH, Am Friedrichshain 22, 10407 Berlin.

Hinweis:
Soweit Sie die Internetseiten von Zoom oder Microsoft aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software (Zoom-App) für die Nutzung von Zoom herunterzuladen. Die Nutzung von Microsoft ist abhängig von der Nutzung des jeweiligen Office 365 Dienstes. Für Teams ist es nur erforderlich, um die App herunter zu laden. Für weitere Office 365 Dienste ist ein weiterer Login und Nutzung von Online-Apps im Browser erforderlich.

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. das dazugehörige Kennwort zur Online-Veranstaltung direkt in der heruntergeladenen und installierten Zoom-App eingeben. Bei Teams können Sie in der App mittels Link, integriertem Kalender in Teams oder in den jeweiligen Chats oder Teams-Kanälen an der Online-Veranstaltung teilnehmen.

Wenn Sie die Zoom-App oder Teams-App nicht installieren und nutzen wollen oder können, sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom oder Microsoft (http://www.Office.com) finden. Für den Datenschutz des verwendeten Browsers ist in diesem Fall dessen Hersteller verantwortlich.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom, Teams oder Office365 werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Veranstaltung machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Online-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden

Text-, Audio- und Videodaten: In Online-Veranstaltungen haben Sie ggf. die Möglichkeit, die Chat-, Fragen- oder Umfrage-Funktionen sowie weitere Funktion zum Up- und Download von Dateien wie Bild, Ton, Video oder Office Daten zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen bereitgestellten Daten verarbeitet, um diese in der Online-Veranstaltung anzuzeigen und anderen Teilnehmern während des Meetings oder danach zugänglich zu machen und ggf. zu protokollieren.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Online-Veranstaltung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom- und Teams-Funktionen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einer Online-Veranstaltung teilzunehmen bzw. den virtuellen Seminar-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

SharePoint, OneDrive und weitere Office 365 Cloud-Dienste: Die Speicherung der vom Benutzer selbst in diesen Diensten gespeicherten Daten und nur zum Zwecke der vom Benutzer bestimmten weiteren Verarbeitung oder Verbreitung.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Zoom und Teams, um Online-Veranstaltungen durchzuführen sowie Office 365 um weitere Microsoft Cloud-Dienste wie OneDrive, Office Online, E-Mail und SharePoint sowie Microsoft Stream zur Verfügung zu stellen.

Wenn wir Online-Veranstaltungen aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in Zoom und Teams angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Online-Veranstaltung erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Wenn Sie bei Zoom oder Teams als Benutzer registriert sind oder als Gast an einer Online-Veranstaltung teilnehmen, können Berichte über die Online-Veranstaltung (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Umfrageergebnisse) bis zu einem Monat nach Ende der Online-Veranstaltung bei Zoom und Teams gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Veranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Veranstaltung.

Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Veranstaltungen in Zoom und Teams sowie in bereitgestellten Office 365 Diensten der Step Kids Education GmbH verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Veranstaltungen gerade dazu dienen, Informationen an andere Teilnehmenden oder an Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Die Anbieter von Zoom und Teams erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom bzw. Teams vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom und Teams sowie Office 365 sind Dienste, die von Anbietern aus den USA erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit beiden Anbietern einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc. und der Microsoft Corporation, zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@academedia.de.

Betroffenen-Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 1. Februar 2020